Compliance Richtlinien der MicroStep Europa^® GmbH

 

1. Definition und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Anweisungen.
 
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter/innen und Organmitglieder (nachfolgend Mitarbeiter genannt) der MicroStep Europa GmbH. Sie umfasst verbindliche Verhaltensgrundsätze, die von allen einzuhalten sind, und soll helfen, ethische und rechtliche Herausforderungen zu bewältigen, die bei der täglichen Arbeit anfallen.
 
2. Informationspflicht

Jeder Mitarbeiter muss sich über sämtliche, für den jeweiligen Verantwortungsbereich geltende Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. Bei Fragestellungen über diese Richtlinien hinaus sind ergänzende Informationen oder Rat bei der Geschäftsführung, der zuständigen Fachabteilung oder bei den für uns tätigen Juristen einzuholen.
 
3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Durch Einführung der Compliance Richtlinien ist jeder Mitarbeiter dazu verpflichtet:

• Gesetze, Vorschriften und interne Anweisungen derjenigen Rechtsordnung einzuhalten, in deren Rahmen er handelt
• das Ansehen der MicroStep Europa GmbH durch angemessenes Auftreten, Handeln und Verhalten zu achten und zu fördern
• im Umgang miteinander und mit unseren Geschäftspartnern und Behörden stets respektvoll, vertrauenswürdig und fair zu sein
• geschäftliche und private Angelegenheiten zu trennen und dadurch Interessen- oder Loyalitätskonflikte zu vermeiden
• anderen – direkt oder indirekt – keine unberechtigten Vorteile anzubieten oder zu gewähren sowie für sich keine unrechtmäßigen Vorteile zu fordern oder zu verschaffen
• die sicheren und gesundheitsschützenden Arbeitsbedingungen sowie die Bestimmungen zum Umweltschutz und Datenschutz einzuhalten
• Verstöße gegen diese Richtlinien umgehend an die Geschäftsführung zu melden

Führungskräfte sind zudem verpflichtet:

• die Führungsgrundsätze der MicroStep Europa GmbH einzuhalten und mit integrem und regelkonformem Beispiel voranzugehen
• klare, ehrgeizige und realistische Ziele zu setzen
• Aufgaben deutlich und verbindlich zu stellen
• Mitarbeiter nur nach ihrer fachlichen Leistung zu beurteilen
• die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich zu kontrollieren und dadurch sicherzustellen

4. Diskriminierung

Die MicroStep Europa GmbH gewährleistet seinen Beschäftigten ein Arbeitsumfeld, in dem Benachteiligungen und Belästigungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität strikt untersagt sind.
Im Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern lässt sich die MicroStep Europa GmbH von sachlichen und nachvollziehbaren Kriterien leiten. Dieses gilt auch bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

5. Verbot von Bestechung und Korruption

Es ist verboten:

• zur Beeinflussung einer amtlichen Entscheidung in- und ausländischen Amtsträgern (z.B. Angestellte des öffentlichen Dienstes, Beamte usw.) persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren oder solche Vorteile zu genehmigen
• Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren, die über die normalen Geschäftsgepflogenheiten hinausgehen
• unzulässige Zuwendungen mit Hilfe von Dritten zu leisten, z.B. durch Angehörige, Freunde, Planer, Berater und Vermittler oder unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen

6. Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile

Grundsätzlich dürfen Mitarbeiter der MicroStep Europa GmbH weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit Geldzahlungen oder Wertgegenstände (persönliche Vorteile) als Gegenleistung fordern, sich versprechen lassen oder annehmen.
 
Mitarbeiter dürfen persönliche Vorteile (z.B. Essens- bzw. Veranstaltungseinladungen oder Geschenke) nur annehmen, wenn es nicht den Anschein hat, dass es sich um eine unzulässige Beeinflussung oder gar Verpflichtung handelt. Solche Vorteile müssen im Rahmen der allgemein üblichen und gesetzlich erlaubten Gepflogenheiten liegen. Der Anlass und Umfang der Einladung muss angemessen sein und eine Ablehnung würde dem Gebot der Höflichkeit widersprechen.
 
Gewährungen von Geschenken und Zuwendungen sind nicht zu beanstanden, wenn diese im Geschäftsverkehr üblich sind. In Deutschland ist die wertmäßige Grenze für derartige Zuwendungen an Geschäftspartner auf insgesamt 35,00 Euro pro Person und Jahr festgelegt. Diese können als Betriebsausgaben nach § 4 Absatz 5 EStG geltend gemacht werden. Werbeartikel, wie z.B. Kalender, Kugelschreiber usw. unter 10,00 Euro dürfen zusätzlich verteilt werden. Maßgeblich für den Wert der Zuwendung sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
 
Bestehen Zweifel an der Geschäftsüblichkeit der Zuwendung oder übersteigt die Zuwendung den vorgenannten Betrag, muss vorab die Zustimmung der Geschäftsführung eingeholt werden.
 
Zuwendungen und Geschenke an Amtsträger sind grundsätzlich zu unterlassen.
 

7. Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

Die MicroStep Europa GmbH verfolgt eine ethische und rechtstreue Unternehmensführung. Aufgrund dessen erwartet sie das gleiche auch von ihren Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Um dieses sicherzustellen, wird insbesondere Folgendes erwartet:

• gesetzestreues Verhalten
• Wahrung der Menschenrechte
• Verurteilung jeglicher Form von Zwangs- und Kinderarbeit
• Unterlassung jeglicher Art von Korruption
• Übernahme der Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter
• Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
• nationale Gesetze sowie internationale Standards zum Umweltschutz, zur Arbeitssicherheit, und zum Datenschutz werden eingehalten
• dass diese Aufzählung an Punkten auch in der eigenen Lieferkette kontrolliert und eingehalten wird

8. Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Kartellrechts

Die MicroStep Europa GmbH achtet auf den fairen und lauteren Wettbewerb. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Wettbewerbs- und Kartellgesetze einzuhalten. Diese gesetzlichen Bestimmungen verbieten insbesondere:

• Absprachen in Bezug auf Preise, Preisparameter (z.B. Rabatte, Skonti usw.), Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern
• Absprachen mit Wettbewerbern über eine Markt- oder Kundenaufteilung
• Abgabe von Scheinangeboten oder Absprachen über einen Wettbewerbsverzicht

 
Zudem sind informelle Gespräche sowie abgestimmtes Verhalten, die eine Wettbewerbsbeschränkung bezwecken oder bewirken verboten.
 

9. Vermeidung von Interessenskonflikten

Jeder Mitarbeiter ist dazu verpflichtet, keine Tätigkeit auszuüben oder Geschäftsentscheidung zu treffen, die den Interessen der MicroStep Europa GmbH zuwiderlaufen. Hierbei sind geschäftliche und persönliche Interessen streng voneinander zu trennen. Um Interessenskonflikte vermeiden zu können gelten folgende Regeln:
Es ist nicht zulässig, dass

• Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Familienmitglieder, enge Freunde und private Geschäftspartner) oder an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten, vergeben werden.
• Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen beteiligt sind, erteilt werden.
• Nebentätigkeiten für Unternehmen eines Wettbewerbers, eines Partners, eines Kunden oder eines Lieferanten aufgenommen werden.

 
Ausnahmen bedürfen im Vorhinein der schriftlichen Genehmigung durch die Geschäftsführung.
 
Möchten sich Mitarbeiter mittelbar oder unmittelbar an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen oder besteht bereits eine entsprechende Beteiligung, muss dieses umgehend der Geschäftsführung gemeldet werden. In einem solchen Fall wird geprüft, ob ein Interessenkonflikt besteht.
 
Der Anschein der Bevorzugung aus privatem Interesse ist zu vermeiden.
 

10. Geldwäschegesetz

Die MicroStep Europa GmbH ergreift alle erforderlichen Maßnahmen, um Geldwäsche in ihrem Einflussbereich zu unterbinden. Sie geht nur Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern ein, deren Geschäftstätigkeit sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegt und deren Finanzmittel legitimen Ursprungs sind. Alle Mitarbeiter haben die Gesetze zur Geldwäschebekämpfung strikt zu befolgen. Verdachtsfälle aufgrund verdächtiger Zahlungsformen, Kunden oder Transaktionen sind umgehend dem Vorgesetzten oder dem Leiter der Buchhaltung zu melden.

Zudem ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, alle anwendbaren Vorschriften zur Buchführung und Aufzeichnung bei Verträgen sowie bei Bar- und anderen Transaktionen einzuhalten.
 
11. Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Jeder Mitarbeiter muss im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher seine ständige Aufmerksamkeit der Arbeitssicherheit widmen. Das Arbeitsumfeld muss den Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung entsprechen. Die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit sind zu beachten. Etwaige Sicherheitsmängel sind aktiv zu beseitigen und unverzüglich dem Vorgesetzten zu melden.
 
Der Schutz der Umwelt und die Schonung ihrer natürlichen Ressourcen haben für die MicroStep Europa GmbH eine hohe Priorität. Aufgrund dessen ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz zu befolgen. Alle Mitarbeiter sind am jeweiligen Arbeitsplatz für den Umweltschutz mitverantwortlich und müssen auf dem Gebiet des Umweltschutzes mitarbeiten.

12. Datenschutz und Datensicherheit

Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Sie müssen für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich sein. Personenbezogene Daten müssen sicher aufbewahrt werden und dürfen nur unter Anwendung der gebotenen Vorsichtsmaßnahmen übertragen werden.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

13. Schutz des Unternehmensvermögens

Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich darauf achten, dass das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch geschützt ist. Das Unternehmensvermögen darf ausschließlich für Unternehmenszwecke und nicht zum persönlichen Nutzen verwendet werden.

Der Ein- und Verkauf von Unternehmensvermögen muss nachvollziehbar, wirtschaftlich, transparent und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Die Entscheidungen und wirtschaftliche Transaktionen dürfen nicht durch persönliche Aspekte einzelner Mitarbeiter beeinflussen werden.

14. Spenden

Die MicroStep Europa GmbH leistet Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Bildung, Sportorganisationen, Kunst, Kultur, Umwelt- und Klimaschutz und Soziales.

Zur Leistung einer Spende bedarf es der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch die Geschäftsführung.

15. Beschwerde und Verletzung der Compliance Richtlinien

Jeder Mitarbeiter hat das Recht gegenüber seinem Vorgesetzten oder bei der Geschäftsführung eine persönliche Beschwerde vorzubringen oder auf Umstände hinzuweisen, die eine Verletzung dieser Compliance Richtlinien vermuten lassen. Alle Beschwerden werden vertraulich behandelt und aufbewahrt. Jedoch ist auch ein anonymer Hinweis zulässig. Hinweisgeber haben keine Auswirkungen zu befürchten, außer es wäre bewusst ein unwahrer Sachverhalt weitergegeben worden.
Ein Verstoß der Compliance Richtlinien kann folgende Konsequenzen für den Mitarbeiter haben:

• Abmahnung
• Kündigung
• Schadenersatzansprüche Dritter
• Geldstrafe
• Freiheitsstrafe

Ein Compliance Verstoß kann für die MicroStep Europa GmbH folgenden Konsequenzen haben:

• Schadenersatzansprüche Dritter
• kostenintensive Gerichtsprozesse
• Geldstrafe
• Imageverlust

Wenn Ihnen Verstöße gegen die Compliance Richtlinien bekannt werden, sind Sie dazu verpflichtet, umgehend die Geschäftsführung zu informieren.

16. Umsetzung und Organisation

Das Management der MicroStep Europa GmbH sorgt für die Implementierung der Compliance Richtlinien und fördert die flächendeckende Kommunikation.

Jeder Mitarbeiter der MicroStep Europa GmbH ist verpflichtet, sich nach diesen Richtlinien zu verhalten. Die Führungskräfte haben eine gewisse Vorbildfunktion und haben die Aufgabe sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in ihrem Verantwortungsbereich ausreichend über die Richtlinien informiert wurden und danach handeln. Zudem stehen sie im ersten Schritt als Ansprechpartner für alle Fragen zur Verfügung. Für weitere Bedenken, Beschwerden oder bei Interesse einer detaillierteren Beratung steht die Geschäftsführung zur Verfügung.

Die Compliance Richtlinien werden regelmäßig kontrolliert und gegebenenfalls angepasst.

Bei Bedarf werden zu einzelnen Grundsätzen weitere Richtlinien erstellt, die detailliertere Handlungsanweisungen aufweisen.

 

Stand 03.03.2017

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